バーチャルオフィスとは、二つの用法で使用されていて、一つはオフィス機能を代替するITインフラ、または代替するサービスそのものを指す場合、もう一つは、レンタルオフィスのサービス形態そのものをバーチャルオフィスとして使用する場合があります。

ITインフラの面から考えると、携帯電話がビジネスに必携である現在、ロータスノーツ、サイボウズなどのグループウェアによって情報を共有するシステムが普及していること、テレビ電話、電話会議システムから、Skypeなど無料のインターネット電話の利用がごく普通に職場で行われるようになっています。
これによって、オフィス機能の打合せ・会議の場や受付・商談・応対の場である顧客応対もITインフラで代替できるようになりました。

一方、レンタルオフィス面から考えると、事務所を構えることなく、郵便物を転送、電話にはオペレーターが対応してくれるサービスは、まさに事務所があるかのようなバーチャルオフィス機能を果たしてくれます。
人件費のコストダウンを実現し、営業所を縮小してバーチャルオフィスに切り替える企業もあります。

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